Eerlijk gezegd had ik geen idee waar ik aan begon
Toen mijn baas voorstelde dat ik een Lean Six Sigma Yellow Belt training zou doen, dacht ik meteen: “Oh nee, weer zo’n managementcursus vol buzzwords.” Ik stelde me voor dat ik twee dagen zou moeten luisteren naar theorieën die niks te maken hebben met mijn echte werk. Wat een vergissing dat was. Na drie maanden gebruik ik die technieken bijna dagelijks, en niet omdat het moet van boven, maar omdat het gewoon werkt. Lean Six Sigma Yellow Belt training is veel praktischer dan ik verwachtte. Je leert geen ingewikkelde formules of abstracte concepten, maar gewoon hoe je problemen systematisch aanpakt in plaats van eindeloos rond te modderen. Mijn collega’s lachen me uit omdat ik nu overal tijdverspilling zie, maar we hebben al drie processen verbeterd die iedereen irriteerden. Lean People had gelijk toen ze zeiden dat dit voor iedereen is – niet alleen voor de technische nerds.
DMAIC klinkt eng maar is eigenlijk logisch
Die eerste dag kreeg ik een vel papier met “DMAIC” erop en dacht: wat is dit voor geheime code? Define, Measure, Analyze, Improve, Control – het ziet er intimiderend uit maar het is gewoon stap-voor-stap problemen oplossen. Iets wat ik eigenlijk altijd had moeten doen maar nooit deed. Neem vorige maand – onze teamleider klaagde dat we te langzaam reageerden op klantenmails. Normaal hadden we meteen allerlei oplossingen bedacht: meer personeel, nieuwe software, betere procedures. Maar nu begon ik met Define: hoelang duurde het echt? Measure: ik hield twee weken bij – gemiddeld 4,5 uur responstijd. Analyze: waar zat de vertraging? Bleek dat mails vaak een dag bleven liggen voordat iemand ze oppakte. Improve: we maakten een simpele planning wie wanneer de inbox checkt. Control: na een maand nog steeds bijhouden of het werkt. Resultaat: gemiddeld 2 uur responstijd en geen gestresste klanten meer.
Ineens zie je overal tijdverspilling
Dit is het irritante aan de training – je kunt niet meer normaal naar je werk kijken. Laatst stond ik tien minuten in de rij bij de printer omdat iedereen tegelijk kwam printen na de vergadering. Vroeger dacht ik “zo gaat dat nou eenmaal.” Nu denk ik “dit is pure verspilling – waarom printen we niet van tevoren of gebruiken we meerdere printers?” Mijn huisgenoot wordt gek van me omdat ik thuis ook overal inefficiëntie zie. Waarom zetten we de vaatwasser aan als hij maar half vol is? Waarom kopen we dezelfde boodschappen twee keer per week in plaats van één keer goed? Op het werk was het erger. Ik begon bij te houden hoeveel tijd we kwijt waren aan zoeken naar documenten – drie uur per week per persoon! Dat is bijna een halve dag. Onze onderneming draait op informatie, dus die drie uur zijn pure winstverlies. We hebben nu alles georganiseerd en iedereen weet waar alles staat.
Data verzamelen is minder eng dan het klinkt
Ik haat Excel en alles wat met cijfers te maken heeft. Maar die trainer zei iets slims: “Je hoeft geen statisticus te zijn, je moet alleen kunnen tellen.” En dat klopt. We wilden weten waarom sommige projecten altijd uitliepen. In plaats van gissen hebben we drie maanden bijgehouden hoe lang elke stap werkelijk duurde. Niet met ingewikkelde systemen – gewoon een simpel lijstje. Bleek dat de “snelle” goedkeuringsstap van onze manager gemiddeld zes dagen duurde omdat hij het vergat tussen andere taken. Nu krijgt hij een herinnering na twee dagen en plots zijn projecten op tijd klaar. Het ging niet om hem afzeiken, maar om het systeem verbeteren. Data laat zien waar het echt misgaat in plaats van waar je denkt dat het misgaat. Dat scheelt veel discussie en vingerwijs. Cijfers liegen niet, mensen wel – althans, we vergissen ons constant over hoe lang dingen duren.
Die tools zijn eigenlijk best handig
In het begin dacht ik dat al die diagrammen en schema’s pure tijdverspilling waren. Fishbone diagrams, 5S, Value Stream Mapping – klinkt als managementgeklets. Maar toen we probeerden uit te zoeken waarom onze maandrapportage altijd zo lang duurde, hielp die fishbone echt. We schreven alle mogelijke oorzaken op: onduidelijke data, mensen die op vakantie waren, systemen die traag waren, onduidelijke instructies. Plots zagen we patronen die we eerder gemist hadden. Die 5S is eigenlijk gewoon opruimen met een fancy naam, maar het werkt. Mijn bureau was altijd een puinhoop, nu weet ik waar alles ligt. Klinkt stom, maar het scheelt echt tijd. Op de werkvloer hebben we het ook gedaan – gereedschappen hebben nu vaste plekken, niemand zoekt meer tien minuten naar een schroevendraaier. Simpel spul, maar effectief.
Het team snapt elkaar beter nu
Wat ik niet verwachtte is hoe anders we nu samenwerken. Vroeger hadden we eindeloze discussies over hoe we dingen moesten aanpakken. Nu zegt iemand “laten we eerst meten” of “wat is de root cause?” en weten we allemaal wat bedoeld wordt. Vorige week hadden we een probleem met late leveringen. In plaats van de schuld heen en weer schuiven hebben we samen uitgezocht waar het fout ging. Bleek dat drie verschillende afdelingen elk hun eigen deel van het proces hadden geoptimaliseerd, maar niemand had naar het geheel gekeken. Nu hebben we één persoon die het overzicht houdt en alles loopt soepel. Het is niet zo dat we ineens beste vrienden zijn geworden, maar we verspillen veel minder tijd aan nutteloze discussies. Als je dezelfde methodiek spreekt kun je sneller tot de kern komen. En mensen op de werkvloer hebben vaak de beste ideeën – zij zien dagelijks waar het misgaat.
Beginnen met kleine dingetjes werkt het beste
Het stomste wat je kunt doen is meteen het hele bedrijf willen ombouwen. Ik begon gewoon met mijn eigen chaos. Mijn mailbox was een ramp – duizenden ongelezen mails, belangrijke dingen raakten zoek tussen spam en nieuwsbrieven. Nu heb ik een systeem: inbox is alleen voor dingen die actie nodig hebben, de rest gaat meteen in mappen of wordt weggegooid. Duurt vijf minuten per dag in plaats van een uur zoeken als ik iets nodig heb. Daarna pakte ik een proces aan waar ik zelf bij betrokken was – onze wekelijkse teamvergadering. Duurde altijd anderhalf uur, niemand wist precies waarom we er waren, besluiten werden niet vastgelegd. Nu hebben we een agenda, iedereen bereidt voor, we houden bij wat we afspreken. Vergadering duurt nu drie kwartier en we bereiken meer. Kleine wins zorgen ervoor dat mensen zien dat het werkt. Dan willen ze ook meedoen in plaats van tegenwerken.
